Зачем банку электронная библиотека?

Что такое электронная библиотека?

А что такое библиотека вообще? Ответ на этот вопрос известен каждому. Библиотека - это место, где можно найти необходимую информацию обо всем или почти обо всем. Информацию можно искать по теме, по автору, по изданию, по издательству - и еще многими способами, которые в состоянии предложить та или иная библиотека.  Электронная библиотека - это та же библиотека, только вся информация в ней представлена в электронном виде и, кроме того, возможности использования этой информации принципиально другие, потому что это - продукт программирования. В то же время, как бы не понятно было назначение электронной библиотеки, сегодня, в век стремительного развития программных продуктов, многие, зачастую, не видят разницы между тем или иным программным продуктом. Так и в нашем случае, многие не замечают разницу, например, между электронными библиотеками и системами электронного документооборота.

Система электронного документооборота - весьма полезный для организаций программный продукт, который позволяет решить много задач, в частности, организовать делопроизводство организации, планировать различные внутренние мероприятия, оповещать и информировать сотрудников о чем-либо, но главным является то, что электронная система документооборота позволяет определять технологию прохождения внутренних документов в организации. Тем не менее, любую электронную систему документооборота трудно назвать библиотекой, хотя многие документы и могут храниться в системе и использоваться сотрудниками. В электронной системе документооборота нет места ЛИШНЕМУ документу. Любой ЛИШНИЙ документ мешает общему документообороту банка, так как документооборот - это технология,  своего рода - конвейер, где основная задача состоит в обеспечении ежедневной качественной и профессиональной работы банка, что в свою очередь означет исключение всего, что может помешать или отвлечь от ГЛАВНОГО -  от ТЕКУЩЕЙ РАБОТЫ.

А вот электронная библиотека - это другое. В библиотеке, напротив,  любой документ или материал, любая информация не может быть лишней. Задача организации хорошей библиотеки как раз и заключается в том, чтобы МАКСИМАЛЬНО расширить объем информации. Библиотека требует максимального упорядочивания всей существующей информации, чтобы при необходимости быстро и удобно можно было этой информацией воспользоваться. Библиотека - это и актуальные документы, и проекты документов, и статьи из газет-журналов, и научная литература, и различного рода справочная информация, и материалы семинаров, и курсовые и дипломные работы и многое другое. Главная цель библиотеки - расширятьколичество(объем) информации настолько, насколько это возможно.

Программное решение, положенное в основу создания такого продукта как библиотека, существенно отличается от решений, используемых при создании систем электронного документооборота.  Главное в электронной библиотеке - это система каталогов и возможность удобного и всестороннего поиска. И тогда любая информация всегда будет найдена и использована. Сегодняшние возможности программирования открывают поистине безграничные возможности для организации электронных библиотек организаций, в том числе и банков. Кроме того, современная электронная библиотека конкретной организации (банка) должна учитывать специфику работы такой организации. Каталоги библиотеки должны быть максимально адаптированы под определенный банк для того, чтобы можно было формировать целые подборки документов по темам. Любой новый работник не только должен иметь "под рукой" необходимые инструкции, порядки и регламенты, но и пояснения и комментарии к ним, справочные материалы, подборку литературы по имеющей теме и т.д. Это необходимо потому, что "сухой" слог инструкций не всегда сразу понятен не опытному работнику и работник должен иметь возможность самостоятельно и быстро находить ответы на интересующие его вопросы. Невозможно сразу начинать читать законодательство, если знакомство с ним происходит без предварительной подготовки будущего специалиста по учебникам и другому обучающему материалу. 

 Приведем вам наиболее популярные примеры использования электронной библиотеки, а Вы решите, насколько это необходимо и полезно.

Пример 1.

Давайте рассмотрим весьма распространенную ситуацию, когда Вы получили от своих коллег из других банков несколько вариантов необходимого для Вас документа. Допустим это вариант кредитного договора с клиентом-нерезидентом - юридическим лицом под залог валютных ценностей. Познакомившись со всеми вариантами и взяв все лучшее, на Ваш взгляд, Вы составите свой вариант договора. На этом все. На этом варианты для Вас уже теряют ценность и больше не нужны. Вы про них забываете. Вот это и есть пренебрежение к чужому труду, к информации, обладателем которой Вы стали. Ведь все эти варианты договоров могут принести еще много пользы другим работникам Вашего банка, потому что в своем большинстве каждый из этих документов отражает определенную технологию, отражает те или иные нюансы соответствующей темы, источник мыслей специалистов, некоторые из которых Вы вполне могли не заметить и/или не оценить по достоинству. Обратите внимание на то, скольким работникам Вашего банка может оказаться интересным интересный вариант вашего кредитного договора. Во-первых, любому кредитнику - любому, от "мала до велика". А сколько их у вас в банке? Юристам, потому что все кредитные договоры проходят юридическую экспертизу и юристы, как вы знаете, обращают внимание совсем не на те вопросы, на которые обращают внимание сами специалисты кредитных подразделений. Интересный вариант кредитного договора в ряде случаев может быть полезным для специалистов внутреннего контроля и специалистов по противодействию легализации доходов, а также руководителям дополнительных офисов и филиалов, потому что они заинтересованы в привлечении клиентов и любая удачная мысль в расширении услуг или повышении качества, вытекающая из договора, совсем не повредит данным должностным лицам. И, конечно, кредитный договор с нерезидентом может наверняка может быть интересен специалисту по внешнеэкономической деятельности. Таким образом, если бы Вы просто положили имеющиеся у Вас образцы договоров в нужное место в электронной библиотеке Вашего банка, все указанные специалисты получили бы к ним доступ, и кто-то из них наверняка воспользовался бы этими документами для решения очередного вопроса лучшим образом.

Пример 2

Представьте, что перед Вами стоит задача максимально подробно ознакомиться с некоторой новой темой. Допустим, это факторинг. Что это и где про это можно почитать? В Гражданском кодексе РФ. Но только там все строго, точно и сухо, и называется не факторинг, а финансирование под уступку денежного требования. Хорошо, если Вы все из ГК поняли, а если не поняли, а если не все? Где взять дополнительную информацию и материалы? Вы, безусловно, сразу подумаете об Интернете и библиотеках. Это хорошая мысль, но не самая лучшая. Потому что и Интернет и библиотеки - это бездна, в которой трудно найти все, всегда и в нужное время. А ведь поиск материала - это своебразное открытие Америки. А ведь кто-то уже проходил Ваш путь? И если бы общий порядок работы с документами был таков, что каждый работник пополняет библиотеку своего банка, то запросто можно будет в библиотеке найти и материалы по интересующей Вас теме, публикации своих сотрудников, дипломы и курсовые, материалы семинаров и т.д.

Пример 3.

Допустим, нужно обеспечить работу аудитора или проверяющего Банка России. Сколько у этих специалистов будет вопросов к сотрудникам банка неизвестно, но всем известно, что вопросов будет так много, что многим работникам банка будет не до выполнения основных должностных обязанностей. А ведь можно организовать место проверяющего так, что он будет иметь минимум вопросов. Нужно только представить, какие документы ему потребуются, и предположить, какие вопросы он будет задавать. Внутрибанковская документация, регулирующая совершение операций банка, будет нужна совершенно точно. Совсем уж всю документацию давать, наверное, не следует, но, уверены, 95% всех документов не содержат никаких принципиальных секретов и в любом случае, могут быть (а часто должны быть) предоставлены и аудитору и проверяющему от Банка России. Функции печати и копирования для проверяющего можно и не давать, а значит нечего и бояться, что кто-то, используя свое служебное положение, воспользуется печатными достижениями банка.

Пример 4.

Обратите внимание на то, что многие Ваши сотрудники посещают семинары. Учет семинаров сам по себе вопрос отдельный. Банк точно должен знать, кто и чему должен учиться и чему он на самом деле учится.  Практика показывает, что инициатива сотрудников нацелена прежде всего на интересные для них темы семинаров, в которых, кстати говоря, сотрудники уже весьма хорошо разбираются. А вот что-то трудное, перспективное, нужное - далеко не всегда вызывает достойный интерес. Тем не менее, каждый сотрудник на семинарах получает определенные материалы, получает определенные знания. Было бы неплохо не только не растерять эти материалы, но и дать возможность ознакомиться с этими материалами большому кругу других работников банка. Возможно сотрудник, бывший на семинаре, потрудится и напишет дополнительный отчет по семинару либо обобщение темы, где укажет основные вопросы темы, проблематику и первоисточники для ознакомления. Для сотрудника такая работа, своего рода подведение итогов своего обучения, а для других - удобный источник знаний.

В библиотеке могут найти место подборки материалов по проблемам того или иного сектора экономики, по состоянию того или иного рынка, особенностям и профессиональным интересам клиентов. Нужно только создать нужную рубрику библиотеки и занести туда интересные материалы. Задайте сами себе вопрос, что бы Вы хотели видеть в своей библиотеке, и Вы поймете, насколько может оказаться полезной электронная библиотека в вашем банке, созданная на современном программном уровне. Кстати, доступ в библиотеку можно регламентировать настолько, насколько хватает фантазии. Одни документы будут доступны всем, даже клиентам банка, а какие-то невозможно будет получить без наличия соответствующих прав доступа.